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湖北工程学院校园卡资金结算管理办法(试行)
2015-05-02 17:28   审核人:   (点击: )
第一章 总   则
   第一条 为规范校园卡资金管理,保障资金安全,维护持卡人、结算单位和学校的正当权益,更好地为校内各单位和师生服务,按照国家有关政策,结合学校实际,制定本办法。
   第二条 本规定中校园卡是指学校发放、用于校内消费和身份识别管理的专用卡片,包括正式卡、临时卡和消费卡。校园卡资金是指校园卡本金、收益及往来账款等资金。本办法适应于使用湖北工程学院校园卡系统消费的部门(单位)和个人。
   第三条 学校在孝感市工行学院支行开设校园卡专用核算账户,校园卡所有资金纳入学校财务管理,独立核算,卡务中心设置数据管理、现金收费、资金核算管理岗位。
   第四条 校园卡数据管理、收费(出纳)、资金结算人员要严格遵守国家和学校的各项财务制度,认真履行岗位职责。
第二章  资金结算范围
   第五条 校园卡圈存、充值资金。包括:
    1、正式卡持卡人将校园卡“银行账户”资金通过校园卡系统圈存机圈存到“电子钱包”中的资金;
    2、学校委托银行从校园正式卡“银行账户”中批量圈存指定数额资金到校园卡“电子钱包”中的资金;
    3、学校依据有关规定,发给持卡人的小额资金(包括小额奖助学金、生活补助、勤工助学补助、代收费结算退款等),发放到校园卡“电子钱包”中,视为持卡人充值资金。
    4、临时卡、消费卡持卡人到卡务中心以现金方式充值的资金;
   第六条 校园卡消费资金。持卡人在校园卡系统消费终端(POS机、圈存机)消费或缴费的资金。
   第七条 校园卡押金。正式卡损坏丢失补办期间,办理临时卡时,按成本收取的押金。
   第八条 校园卡收益。指校园卡运营过程中产生的收益,包括消费卡办卡工本费差额和管理费、结算单位缴纳管理费收入及其他收入。
   第九条 校园卡支出。指管理校园卡业务活动发生的各项费用,包括业务费、劳务费、消费卡、临时卡制卡成本费等支出。
第三章 结算办法及程序
   第十条 校园卡银行圈存资金结算。每日业务完毕后,数据管理人员、收银(出纳)员核对当日校园卡圈存数据、银行存款,如发现单边账(校园卡与银行账不平衡),应及时查明原因并予以解决,准确无误后,打印《转账圈存汇总表》,交由会计记账。
   第十一条 录取新生批量充值结算。银行从新生校园卡“银行账户”中批量圈存指定数额资金到“电子钱包”操作完成后,数据管理人员、收银(出纳)员核对银行批量圈存的有效数据和银行存款,准确无误后打印《批量圈存统计表》,交由会计记账。
   第十二条 校园卡批量补助发放结算。校园卡数据管理员依据财务处审核制证人员核实的书面批量补助人员名单和电子表格文件,进行批量发放(充值)处理,打印《批量充值处理报表》,收银(出纳)员办理内部资金转账手续,财务处审核制证人员和校园卡结算人员分别记账处理。
   第十三条 临时卡和消费卡办(补)卡收费、押金、现金充值结算。收银(出纳)员每日业务完毕后,与数据管理人员核对系统报表,准确无误后,打印《现金充值报表》、《办(补)卡收入汇总表》,将现金存入校园卡专用账户,将相关报表交由会计记账。
   第十四条 校园卡消费资金结算
   校园卡消费资金是指持卡人在校园卡系统终端设备中进行消费所形成的资金,按终端设备使用者为结算单位进行结算。
   (一)校园卡结算单位分为内部结算单位和外部结算单位。内部结算单位指使用校园卡系统收费的学校内部各单位,外部结算单位指内部结算单位以外的其他使用校园卡系统收费单位或个人。
   (二)内部结算单位资金结算,由数据管理人员按收费项目和时段统计校园卡系统圈存缴费、实际消费情况,打印《内部结算单位资金结算单》,经结算单位人员签字确认、卡务中心负责人审批后,交由结算人员记账,收银(出纳)员按本规定扣除管理费后,办理内部资金划转手续。
   (三)外部结算单位资金结算,由数据管理员按本规定确定的结算周期统计结算单位通过校园卡系统实际消费情况,打印《外部结算单位资金结算单》,经结算单位人员确认、卡务中心负责人审核、财务处负责人批准后,交由结算人员记账,收银(出纳)员按本规定扣除管理费后,办理转账支付手续。
   第十五条 校园卡退款业务结算。
   (一)持卡人在消费过程中发生被错划多收的资金,内部结算单位不得直接退还现金,由持卡人填写《校园卡消费退款单》,结算单位确认盖章后,持卡人凭《退款单》到卡务管理中心办理退款手续,卡务中心凭《退款单》核减结算单位资金。外部结算单位在双方核准确认后,可退还现金。
   (二)毕业生离校时,卡务中心将毕业生“电子钱包”余额,以批量转账方式转入学生校园卡“银行账户”中,同时取消校园卡校内消费功能和身份识别功能。
   (三)职工调离、学生退学以及其他原因需要取消校园卡消费功能的,当事人持校园卡到卡务中心确认“电子钱包”余额,填写《结算退款单》,现场办理退款,同时取消校园卡校内消费功能和身份识别功能。
   (四)因系统原因发生结算单位重复收费现象时,结算单位应服从学校对结算账户的调帐处理,在系统内向持卡人作退款处理。
   第十六条 校园卡卡务收入及管理费结算
   (一)首次发放的校园正式卡免费,因卡片丢失、损坏需要补卡、换卡的,由银行按规定收取补(换)卡费用。消费卡办卡、补(换)卡时,收取工本费20元。临时卡收取押金20元,更换正式卡时交回临时卡,若无损坏,押金退还。
   (二)外部结算单位,按本办法第十八条、第二十一条规定缴纳设备使用押金和管理费。
   (三)校园卡卡务收入及管理费,纳入校园卡结算系统核算,收入部分用于弥补相关业务支出,年终结余上缴学校用于校园卡系统建设与维护。
第四章 结算单位管理
   第十七条 学校免费为内部结算单位初装校园卡消费终端。在校内经营的单位或个人,可向学校卡务中心申请使用校园卡系统收费,核准后,由学校现代教育技术中心指派校园卡系统维护技术人员安装消费终端,所发生的施工、材料等工程费用由申请者承担,消费终端按成本收取押金。设备开通后,即成为校园卡系统的外部结算单位。
   第十八条 纳入学校财务处统一核算管理的结算单位的收费项目和标准由学校财务处审核,学校后勤保障服务单位的收费项目和标准由后勤保障办公室审核。外部结算单位的经营项目收费标准由自主确定。审核部门对收费项目和标准的真实性、合法性负责,接受物价部门的监督检查,卡务中心不承担相关责任。
   第十九条 所有结算单位均应指派专人负责本单位校园卡消费结算管理工作,定期与卡务中心核对消费数据,办理结算手续。如有异议,应及时与数据管理人员核实。校内单位临时性收费项目,在收费结束后立即结算,学校食堂每周五结算,常年性收费项目和外部结算单位每月28日结算,特殊情况由结算单位与卡务中心协商确定结算周期。
   卡务中心对学校食堂集中办理结算手续,食堂下属的承包单位或个人的结算由学校食堂负责。
   第二十条 卡务中心向利用校园卡系统收费的单位和个人收取一定的管理费,其中向内部结算单位按实际结算消费额的0.3%收取管理费,向外部结算单位按实际结算消费额的0.8%收取管理费。管理费在资金结算时直接扣除,在专用科目中核算。
   第二十一条 实行校园卡收费的结算单位,不得拒绝持卡人正常的刷卡消费。内部结算单位不得收取现金。各结算单位有责任和义务及时、主动、妥善地解决持卡人在消费过程中出现的各种纠纷。
   第二十二条 各结算单位应自觉遵守校园卡系统操作规范,爱护校园卡设施,不得擅自更改校园卡系统配置和设备,不得无故脱机使用消费终端。因人为原因造成校园卡系统故障及账务处理错误,由设备使用单位承担责任。
第五章 附 则
   第二十三条 卡务中心结算人员应严格区分资金性质,分类进行核算管理,按财务管理规定进行日清月结,做到账账相符、账实相符。
   第二十四条 校园卡财务结算人员有责任为使用单位的电子账务、数据保密,除结算单位外,未经卡务中心负责人批准,不得向第三方提供相关信息。
   第二十五条 本办法从2012年10月1日起试行。
   第二十六条 本规定由财务处负责解释。
                                       二〇一二年五月